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淺談企業員工人事檔案的建立


  企業員工人事檔案極為重要,人力資源管理者必須給予充分重視。其原因在于健全完善的員工人事檔案可降低用工風險,提升勝訴率;其次可為其他人事管理工作提供重要的基礎性依據;另外也可為公司人事管理提供風險評估的依據。

 

  自員工入職之日起,即要逐步建立健全員工的人事檔案,員工人事檔案的建立大體包括以下內容:


淺談企業員工人事檔案的建立

 

  1、員工基本信息登記

 

  通常包括但不限于:姓名、性別、身份證號碼、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、婚育狀況、身份證號碼、畢業院校、畢業時間、最高學歷、所學專業、學位、政治面貌、家庭住址、籍貫、聯系電話、郵箱、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況(主要成員情況),五險一金繳納情況、勞動合同起始時間、轉正日期、晉升調動情況、培訓記錄、勞動合同終止時間、工作年限等等,根據不同企業的崗位特征與行業特征還會有不同內容的選擇。

 

  這樣的表格基本上會在員工入職當天進行登記,大部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》。

 

  此類信息電子掃描檔與原件均需要有,以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現;需要注意的是,員工本人必須簽字確認提供的信息屬實(如不屬實,公司可解除勞動合同),另外在工作過程中,如果有重要信息發生變化,要隨時通知HR部門負責人進行修改及補填。

 

  2、員工入職相關審批文件

 

  包括但不限于:入職(面試)審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等(崗位說明書);面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

 

  3、員工各類相關證件

 

  包括但不限于:身份證、戶口本、畢業證、學位證、資格證、職稱證書、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等;

 

  這一類檔案很多傳統企業會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

 

  4、員工各類在職資料

 

  包括但不限于:入職體檢表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、試用(實習)期工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、轉正審批單、每年度工作總結等;

 

  此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份,均在HR部門,電子檔主要是查閱與調取方便;需注意,所有的此類文件均要有員工本人簽字。


淺談企業員工人事檔案的建立

 

  5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

 

  通常包括但不限于:入職培訓記錄、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績、培訓證書等,無論內外訓都要有員工簽字確認,崗位職責及要求(入職、調整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執一份,HR部門為原件與電子檔,用人部門可以留存復印件與電子檔;需注意,所有的此類文件均要有員工本人簽字確認。

 

  6、員工在企業里的崗位異動記錄

 

  包括但不限于:轉正、調崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執一份。

 

  7、員工績效考核檔案、調薪、獎懲記錄

 

  包括但不限于試用期轉正考核資料、月度、季度、年度績效考核表、職稱評定考核表、管理能力評估表等。所有調薪以及獎懲需要有記錄,均要有員工確認,無論線上OA流程備案亦或是紙檔流程,如果是紙檔,須再保存一份電子檔,此類檔案很關鍵。

 

  8、勞動合同、勞務合同、實習協議及保密協議等相關文件

 

  此條不需多做解釋。

 

  以上列出的是我能想到的,還是那一句老生長談,企業需要結合自身特征進行調整以及增補。

 

 

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